Come conquistare i propri sogni in un salto quantico

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La conoscete la storia dei due topolini e del deposito di formaggio all’interno di un labirinto di S. Johnson?

E’ una bellissima storia e in fondo a questo articolo troverete anche il link per visualizzarla su YouTube. 

In questa storia vi riconoscerete...ve la racconto in modo sintetico.

In un labirinto vivevano due topolini: Nasofino e Trottolino e due omini: Tentenna e Ridolino.

I quattro personaggi avevano trovato un deposito di formaggio che dava loro nutrimento.

Ogni giorno i due omini andavano a trovare l’oggetto che dava loro la felicità e se ne nutrivano. I topi facevano la stessa cosa ma...esploravano anche altre parti del labirinto coscienti del fatto che il formaggio sarebbe, prima o poi, finito. Gli omini, col passare del tempo, andavano al deposito con sempre meno entusiasmo, erano certi di trovare il formaggio quindi non avevano molti stimoli di conquista.

In questi primi passaggi possiamo ritrovarci con la nostra vita. Le nostre abitudini ci portano a fare sempre la stessa strada per recarci nei posti in cui dobbiamo andare (es il lavoro) o in cui vogliamo andare. Diventiamo comodi siamo certi della nostra routine di cui ci lamentiamo ma che ci dà sicurezze.

Per Ridolino, il formaggio significava sentirsi al sicuro, farsi un giorno una bella famiglia ed andare a vivere nel posto dei suoi sogni. Per Tentenna, il formaggio rappresentava invece lo strumento per una bellissima carriera, avere schiere di sottoposti e possedere una casa sconfinata con immensa vista mare.

Improvvisamente, ma forse neanche tanto, il formaggio finì!

I due omini rimasero sbalorditi e iniziarono a rattristarsi, per poi cedere a preoccupazione e a sconforto, cercando, come si fa spesso, di identificare qualcuno o qualcosa a cui dare la colpa della situazione.

Anziché mettersi alla ricerca di un altro deposito, tornarono in quello vuoto ogni giorno, con l’idea che forse sarebbe cambiato qualcosa ma riuscendo a capire una cosa fondamentale: più dai importanza al tuo formaggio più ne vuoi avere.

Intanto gli altri due topolini avevano già scovato il nuovo deposito... Non appena il formaggio era finito, infatti, si erano messi alla ricerca, seguendo il loro istinto, liberi da ogni condizionamento razionale.

Dopo qualche giorno Ridolino si stufò di fare le stesse cose: tornare al deposito vuoto e arrabbiarsi per l’assenza di formaggio. Lamentarsi della propria condizione ma non fare nulla per cambiarla.

Anche questo dovrebbe risuonare con noi non trovate?

Ridolino capì che talvolta le cose cambiano e non tornano più le stesse, che il nuovo formaggio si sarebbe trovato altrove e che se non cambi...rischi di scomparire.

Vogliamo fare questa fine? Rimanere tranquilli nella nostra comfort zone aspettando che il nostro formaggio ci venga portato? Accusare gli altri o le circostanze se siamo ancora qui anziché andare verso i nostri sogni?

Ridolino si immaginava altrove e già l'idea lo metteva nuovamente di buon umore mentre Tentenna utilizzava tutte le sue energie per capire chi avesse potuto spostare il suo formaggio! Era anche certo che prima o poi sarebbe tornato tutto come prima!

Ridolino decise che il momento era giunto, ma aveva paura a pensare di inoltrarsi da solo nel labirinto. Infatti Tentenna non ne voleva proprio sapere di andarsene, era convinto che qualcosa sarebbe cambiato.

Per farsi coraggio Ridolino scrisse una frase "che cosa fareste se non aveste paura?”

Scrivendo questa frase Ridolino aveva fatto il suo "salto quantico", ma ancora non se ne era accorto.

Ridolino intraprese il suo viaggio, dapprima titubante poi man mano che avanzava sentiva in lui sempre più energie, non ne capiva il motivo! Del resto era a digiuno da tanti giorni.

Stava rendendosi conto del suo salto...e scriveva frasi sui muri del labirinto mentre camminava, frasi come "annusa spesso il formaggio, così ti accorgi se diventa vecchio", "seguire una direzione nuova, aiuta a trovare un formaggio nuovo".

Poi ci prese gusto.. e su altri muri scrisse: "quando superi le tue paure ti senti libero", "se immagini di gustare il nuovo formaggio già prima di trovarlo, scoprirai la via giusta per conquistarlo".

Queste frasi (veri  propri riti) non solo gli davano coraggio ed energia ma dimostravano che Ridolino si era lasciato il passato alle spalle, aveva svoltato, era in contatto col suo presente per dirigersi verso i propri sogni! Trovare nuovo formaggio.

Ogni tanto sulla strada incontrava piccole sorprese, pezzetti di formaggio che gli facevano capire si essere nella direzione giusta

Finchè un giorno non arriva al nuovo deposito, ancora più ricco di formaggio.

Ridolino torna dal suo compagno Tentenna per convincerlo ad andare con lui, ma Tentenna è convinto che il nuovo formaggio non gli piacerà, lui vuole quello vecchio, il passato. E' irremovibile.

La storia finisce così, Risolino torna al deposito e dopo qualche giorno sente dei passi ...forse Tentenna aveva cambiato idea…

Questa è la fine della storia o, come dice l’autore, un nuovo inizio...

Mi pare che la storia sia molto autoesplicativa. Dare la colpa agli altri, trovare cause esterne a noi sono tratti caratteristici della crisi in cui ci troviamo. Lo stesso Peter Senge delinea queste tra le cause che portano a rimanere ancorati alla nostra situazione.

Cambiando invece atteggiamento, possibile solo quando ci si lascia alle spalle davvero il passato, possiamo dirigerci verso i nostri sogni.

Non occorre sapere la strada!!!

Ridolino non la sa. Ma scrive che se ti immagini la tua meta allora scoprirai la strada.

Immaginati il tuo sogno, assaporalo, vedilo con la mente e disegnalo se vuoi. Già così le energie inizieranno a crescere per fare il tuo viaggio.

Ogni giorno cambia qualcosa nel tuo stile di vita, i percorsi che fai e come li fai.

Stai attento ai piccoli segnali che ti possono arrivare per farti capire se sei sulla giusta strada.

Dai modo al sogno di realizzarsi e trovalo, spostati con il formaggio una volta che lo hai raggiunto perché ci sarà semrpe qualcuno che te lo sposta

Riferimenti

Who moved my cheese. S. Johnson

La Quinta Disciplina. Peter Senge

 

Imprevisti e Gestione del Proprio Tempo

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Come Organizzo la Giornata

In questo periodo molti di noi lavorano da casa a causa delle disposizioni governative in merito alla situazione sanitaria.

La nostra quotidianità cambia radicalmente soprattutto se abbiamo figli.

In questo articolo propongo l’uso di tecniche spesso utilizzate nella gestione dei progetti con modalità Agile .

Prima delle restrizioni…

Probabilmente la tua vita era scandita da una intensa giornata di lavoro, i bambini da gestire in parte tu e in parte le baby sitter, la spesa, la cena, le attività sportive tue e di tuo figlio. Le cose si complicano per chi ha più figli o per chi li gestisce da solo/sola. Hai comunque trovato una “quadra” per la tua settimana anche se la gestione dell’imprevisto, che c’è sempre, crea non poca ansia...

Dopo le restrizioni

Arriva l’imprevisto. Uno bello grosso in questo caso.  Sebbene arrivato gradualmente, chiusura scuole, smart working e poi chissà, la domanda che tutti si fanno è:

Oddio e adesso come gestisco tutte le mie attività?

Improvvisamente ci troviamo con una serie di attività annullate, altre da gestire totalmente, ed una quotidianità da inventare, tutto in poco tempo e senza sapere se funzionerà.

Aiuto come faccio?

Anzitutto pensiamo che qualsiasi soluzione trovata non è scolpita nella pietra e quindi ben vengano aggiustamenti in corso d’opera accogliendo anche i cambiamenti, sia quello appena avvenuto che i futuri.

I cambiamenti, soprattutto quelli radicali, ci fanno cambiare a nostra volta e ci obbligano ad adottare forme pensiero e azioni che non fanno parte della nostra precedente quotidianità.

Anche se la nostra mente tende ad aver paura del nuovo e a auto proteggersi, come descrivo nell'articolo Le Neuroscienze e il cambiamento.

Bisogna attivare quindi una certa “Agilità mentale” un mindset Agile che ci aiuti a riorganizzare il momento e a modificarlo in continuazione, in base alle necessità. Noi siamo i protagonisti di questo cambiamento Agile, noi e tutte le persone coinvolte (es i nostri figli) che vanno messe opportunamente al corrente creando un team.

In Pratica

Partiamo dal giorno 1.

Oggi e per i prossimi giorni cambia tutto. Tu sei quello che viene definito il product owner e il tuo obiettivo è scrivere su un bel foglio di carta l’elenco di tutte le attività relative a questa settimana. Ma proprio tutte? Sì!

Quando hai terminato inizia, se possibile a mettere di fianco a ciascuna il tempo che impiegherai a farla e anche la priorità. Ad esempio seguire tuo figlio che fa i compiti in remoto con l’insegnante potrebbe avere priorità massima e una durata di due ore ogni giorno. Dove non hai dati precisi prova a stimare.

Inizia il gioco

Eh sì perché va preso un po' come un gioco anche per alleggerire la situazione.

Quando hai terminato l’attività precedente ovvero hai realizzato il tuo Product backlog (PB) rimane da “spalmare” le attività sui vari giorni...eh già ma così qualcosa non torna. Se io pianifico tutta la settimana e poi succede qualcosa martedì, cosa ho risolto? Nulla!

Infatti procediamo in un altro modo

Sprint!

Non Spritz! Ma Sprint. Dobbiamo realizzare la nostra lista di attività, chiamata anche Sprint Backlog per il primo giorno della settimana.

Scegliamo ovviamente le attività con priorità più alta, si ma quante?

Dobbiamo sceglierne tante quanto è il nostro tempo a disposizione o meglio, un po' meno del tempo a disposizione per sicurezza.

Una volta scelte partiamo finalmente con la realizzazione di queste attività, una dopo l’altra secondo le priorità che ci siamo dati.

Al termine della giornata facciamo un piccolo review. Capiamo quali attività abbiamo fatto, quali non siamo riusciti a portare a termine. La prossima giornata ne potremmo fare di più o meglio diminuire? Delle restanti attività settimanali da fare, quelle presenti nel PB, le priorità sono ancora valide? Oppure vanno riviste? E le stime? L’esperienza odierna ci potrebbe portare a rivederle, forse siamo stati ottimisti o al contrario troppo prudenti.

A questo punto ritorniamo a pianificare il prossimo Sprint, ovvero l’elenco di attività che realizzeremo domani. Stiamo in pratica iterando il processo.

Chiaramente ogni imprevisto viene gestito nello Sprint successivo, quindi l’approccio lascia spazio di adattamento di fronte agli imprevisti. Attenzione questo è un passaggio fondamentale…

Resistiamo? No!

Nel nostro processo siamo felici finchè tutto procede bene. Ogni giorno abbiamo il nostro piano di attività e ogni giorno rivalutiamo nella fase di review ciò che abbiamo fatto. Ma che succede di fronte a un imprevisto?

Dovevo fare la spesa e anche portare mio figlio in piscina ma...mi è venuta la febbre!

Resistiamo, mettiamoci qualche giorno in “sospensione” e poi ripartiremo.

NO! Questo no. Non stiamo adattandoci all’imprevisto, stiamo semplicemente resistendo. La resistenza non è altro che un’altra forma di fragilità.

Quindi possiamo, a fronte della nostra febbre annullare lo Sprint che avevamo pianificato e rifarne un altro che tenga conto del nuovo scenario.

Le attività che dovevamo fare ritornano a far parte del Product Backlog per essere pianificate successivamente, non appena ritorneremo operativi.

Intanto facciamone passare avanti altre oppure attiviamoci per costruire una rete di persone che ci possano aiutare in questo momento e nei futuri momenti di crisi.

Riassumendo quindi con questi semplici passi:

  • definire la lista di attività settimanali (PB)

  • definire gli Sprint e i relativi backlog giornalieri

  • fare i review

  • iterare

Possiamo gestire meglio la nostra quotidianità, accogliere i cambiamenti e i cosiddetti "cigni neri" o imprevisti di ogni genere. Il risultato sarà non solo una gestione meno ansiogina ma anche un nuovo modo di organizzarsi e di vivere, siamo cambiati, ci siamo adattati alla nuova situazione.

Progettazione Agile in tempi di cambiamento…(Parte 1/3)

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Introduzione

Alcune domande che ho avuto in testa nei miei primi approcci all’Agilità, intesa come modalità di condurre i progetti e lavorando nel settore dell’information technology in stile waterfall, erano: come faccio a gestire un progetto in modalità Agile dovendo gestire anche la pianificazione di budget e di scadenze? In altre parole se l’agilità accetta ed anzi promuove i cambiamenti in quanto fonte di miglioramento, come faccio a gestirmi il piano? Cambiano i tempi di consegna se accetto, anzi promuovo le modifiche in corso d’opera? Per non parlare dei costi.

Potrei anche accettare di non basarmi su un Gantt ma se ho stimato 100 giorni uomo e un costo di qualche centinaio di migliaia di euro, come faccio ad andare dal committente a dirgli che qualcosa è cambiato nella data di rilascio e nei costi?

In questa serie di tre articoli vi proporrò un percorso che ha come tema la pianificazione in ambito progettuale. Nel primo articolo analizzeremo la necessità di pianificare, nel secondo perché la pianificazione fallisce ed infine nel terzo ed ultimo vedremo l’approccio Agile alla pianificazione. Riassumendo come gestire l’incertezza iniziale di alcuni (o forse molti) progetti cambiando approccio.

Perché si pianifica 

Quanto mi costa? Quando me lo consegnerai ? Quando potrò vedere qualcosa? 

Spesso queste domande arrivano in coda al primo incontro col cliente in cui si sta delineando l’opportunità di realizzare un progetto/prodotto/servizio.

Le risposte a queste domande servono per pianificare campagne di marketing, gestire i costi aziendali, organizzare l’eventuale training degli utenti e così via.

Non è sempre possibile dare risposte perché non abbiamo chiaro il contesto o tutti i dettagli necessari. Non è solo importante la vision del progetto ma anche la vision degli stakeholder. In altre parole cosa vogliamo realizzare per loro? Se vogliamo avvicinarci alle loro aspettative dobbiamo quasi sicuramente avanzare a step. Se invece il nostro obiettivo è realizzare un progetto “chiavi in mano” e puntare a consolidare tutti gli step in anticipo, anche perchè non siamo troppo avvezzi ai cambiamenti, allora molto probabilmente avremo una visione degli stakeholder come soggetti che sono quasi fastidiosi nell’ambito del progetto. Gli stakeholder introducono cambiamenti, chiariscono in ritardo rispetto all’inizio e quindi alterano i piani.

Già da queste considerazioni si capisce bene il senso del concetto “mindset Agile”. Andare verso l’agilità non è solo organizzare persone e lavoro in modo da cambiare il nome alle riunioni e fare qualche board dove appendere i nostri post-it, bensì è qualcosa di concettualmente più profondo. Le interessantissime testimonianze portate da alcune persone, principalmente HR e It manager nel corso dell’Agile for management forum tenutosi a Milano e organizzato da AgileReloaded lo hanno dimostrato: 

l’agilità è sistemica. 

Sebbene molti abbiano iniziato con un progetto pilota, il progetto per essere sostenuto e per potersi poi diffondere ha bisogno di appoggi da parte di diverse funzioni aziendali. 

Per dirla con un bellissimo concetto espresso da Marquet nel libro Turn the Ship Around, non dobbiamo spostare l’informazione verso “l’alto” (intesa come vertici aziendali) ma portare “l’alto” verso l’informazione. Nell’agilità è proprio questo uno dei passaggi fondamentali. “L’alto” deve andare “in basso” e acquisire le necessarie informazioni per capire le criticità e per vedere come un diverso modo di organizzare il lavoro può migliorare il processo e la vita stessa dei dipendenti. 

Quando il piano sfugge

Recentemente mi sono trovato a parlare con il mio istruttore di vela e amico (M.V. metto solo le iniziali per rispettare la sua privacy), ottimo velista, imprenditore e skipper. Mi chiedeva cosa fosse l’agilità e scrum. Nello spiegarglielo (spero chiaramente) ho fatto spesso riferimento al suo mondo professionale: le barche a vela e la nautica.

Progettare in modo Agile vuol dire accettare di andare a vela. Conosco il tuo porto di arrivo ma quasi mai lo puoi raggiungere con una rotta diretta, se ho il vento contro dovrò “bordeggiare”, vedi figura.

Andatura di “bolina” di una barca a vela

Bordeggiare vuol dire adattarsi ai cambiamenti del vento, risalire le difficoltà, con una modalità antifragile piuttosto che robusta.

Sempre per rimanere in un contesto nautico, quanto impiega una barca a vela per raggiungere l’isola al largo delle coste dalle quali siamo partiti? Possiamo fare una stima certo, considerando il vento che probabilmente ci sarà, ma dovremmo anche considerare la corrente, già più difficile da calcolare. Quindi come facciamo a capire dopo quanto tempo arriveremo?

Stimiamo il percorso e accettiamo di avere una stima non totalmente precisa, iniziamo a percorrerne una parte e poi rifacciamo la stima per il percorso rimanente. Reiteriamo questo procedimento fino alla fine ad intervalli regolari. Questo è sinteticamente l’approccio che possiamo seguire ma, comandante dell’imbarcazione, equipaggio e persone che ci attendono a terra devono tutti essere consapevoli della modalità con la quale stiamo conducendo il nostro viaggio altrimenti andremo a creare delle false aspettative rispetto all’orario di arrivo.

Nell’accezione Agile di progettazione i cambiamenti sono i benvenuti. Naturalmente non è il solo principio da seguire, ma quello che vorrei qui mettere in evidenza. Se i cambiamenti sono i benvenuti e se i clienti sono sempre da soddisfare allora non sarebbe più facile lavorare day-by-day senza piani? Non avremmo l’assillo delle deadline, dei release plan, la velocity, gli sprint e quant’altro.

Chi ha lavorato con questa modalità sa, senza altro aggiungere, che lavorare così è una vera tortura. Alcuni addirittura si spingono a sostenere che non ci sono altre possibilità. 

Purtroppo a volte hanno ragione ed in contesti in cui gli stakeholder non sono in grado di formulare le proprie esigenze e il business dell’azienda è confuso non è facile pianificare e progettare. Malgrado queste premesse rimane costante domanda che tutti noi progettisti, PM, Agilisti e quant’altro temiamo:

“Ma quanto mi costa e quando me lo consegni?”

Sempre per cercare dei parallelismi credo che nessuno vada in concessionaria chiedendo: ”Vorrei un’auto che sia comoda da guidare in città e anche per lunghi viaggi con un di optional carini e utili e che trasporti un di persone. Quanto mi costa e per quando sarebbe pronta?”

Nella seconda parte di questo articolo risponderemo a queste domande.